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如何做好辦公物業管理

日期：2009-09-12 03:40:05 | 瀏覽：7267

　　物業管理工作已是先行工作中比較流行和熱門的工作了，人們對物業公司的選擇要求越來越高，越來越專業。如何做好辦公樓物業管理工作，實現從事物業管理工作的企業一直在分析和探討的一個問題，也是當前物業管理必須重視和提升的一項重要工作。如何做好辦公樓的物業管理工作呢，競購一段時間的實踐得出以下觀點。首先，我們應當選擇好合理的開發市場，確定好管理的目標，明確從事物業管理的職責和任務，并對現行的管理對象進行認真分析和研究，尋求提升物業管理質量的途徑和管理的方法，進而提升公司的知名度與美譽度，提升企業的品牌效應，促進物業管理工作的開展。
　　一、 確定管理對象
　　因物業管理工作較為復雜和多變，要想在物業管理工作方面站穩腳跟，首先應根據自身的條件和所處的環境，選擇好管理的目標和群體，正確把握市場的定位和發展趨向。因寫字樓和住宅樓的物業管理工作較為復雜，要求人員配備數量較多，技術操作和人員管理綜合性較強，外界因素較為普遍，為了更好地開展物業管理工作，首先從一方面入手，集中精力，全心投入做好物業管理工作。因辦公樓要求從事物業管理的人員綜合性、守紀性要強，而且要求從事物業管理工作的人員素質高，工作標準、工作效率高，規范性強，諸如此類的要求與我們酒店的各項要求較為吻合，且從事辦公樓工作的人員多位政府人員，各項工作要求私密性較強，酒店的管理與之相符合。雙方的工作和選擇特點決定了彼此的核選擇與合作。
　　二、明確物業管理的職責
　　后勤管理與后勤服務是各辦公機關工作的基石，物業管理在辦公機關后勤工作中有占有相當重要的地位。從目前物業管理工作情況看，主要體現在以下五方面的任務：
　　1、房屋的維護與管理。辦公樓交付使用之后，由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、災害因素的相互交叉的影響，房屋會逐漸陳舊、破損，使用價值也會逐漸降低。為了延緩這個過程，就需要對辦公用房進行維護、保養和修繕，以保持辦公房原有的使用功能，防止、減少和控制其破損，使物業管理達到保值、增值的目的，這是最常見的內容之一。
　　2、實施設備的管理。即一定的科學管理程序和制度，按照一定的技術管理要求，對各種設備的日常運行進行有效的管理，主要包括給排水、空調、消防、配電供應、圖像監控、報警及電梯的管理等。
　　3、清潔衛生管理。主要是公共部位衛生保潔，領導辦公室、會議室、接待室、閱覽室、活動室的清潔等服務，為業主提供清潔的環境。
　　4、內部會議，來客接待的服務管理。主要是為會議及與會者在會前會中提供服務，包括會場布置、會議前的服務、花卉的擺放、音響操作等。通過接待服務，展現服務員的風貌，提升企業的品牌形象。
　　5、治安保衛及消防管理。主要是門衛、安全、監控及停車場的管理。這項工作在物業管理中占有重要的地位，存在管理難度大，服務性比較強。
通過以上五方面的管理服務，為業主提供一個整潔、舒適、文明、安全、方便的辦公環境。
　　三、了解物業管理的特點
　　辦公的物業管理有著與住宅及其它物業管理不同的特點，全面細致地了解辦公樓物業管理的特點才能更好的開展工作，使各項工作得以持續健康地開展，具體體現以下幾點：
　　1、技術密集。隨著現代科學技術的發展，辦公自動化程度越來越高，辦公樓內的各種設備、設施日益先進，不但維修程度增大，而且對管理人員、專業人員的要求也較一般其他物業管理人員要高。所以在人員選擇上專業對口、業務精湛，因人而異地進行選擇和安置。
　　2、政務活動頻繁。辦公樓是政務活動場所，會議多、來訪客人多、聯系工作的人員多，安全管理及衛生服務的任務是一般住宅物業管理所不能相比的。要求保衛人員的警覺性和責任心要強，對于來訪的人員嚴格按照辦公樓內部接待要求進行實施，詳細地做好記錄工作。衛生清理應及時、標準高、質量保持性要強，做到隨時、隨地，專人進行清理，確保各部位、各區域衛生的標準化。
　　3、涉密性強。辦公樓服務的對象多市政府機關領導的活動、內外的交往、文件的制發與傳閱，會議的內容從商業角度看有一定的機密性，安全及保密管理非常重要。
　　4、服務管理要求高。領導參加的會議服務、衛生保潔要按照星級飯店標準要求進行服務，這也是酒店行業所從事這項工作的優勢所在。在此期間要求供電通訊不能間斷，有時節假日、休息日要正常運轉，這不僅加大了服務人員的工作量，而且要求服務人員具有較高的服務技能及較強的服務意識和敬業奉獻精神。
　　四、掌握辦公樓物業管理質量提升的因素
　　1、抓在崗人員素質。物業管理因人員分配比較分散，所擔負的工作也較為分散，受到總多人的監督與檢驗。工作一旦發生失誤就會“通天”。人員的分散性、任務的特殊性、失誤的公開性，要求我們必須重視人員素質的培養。一是，工作人員直接為領導服務、為機關服務、為基層服務，保潔工還直接接觸到領導辦公室，涉密性強，所以在人員選進上應注意文化程度和外在氣質上的要求。在政治上要求嚴格，以保證隊伍的純潔性。二是，抓好思想教育關，以職業道德教育為重點，抓好社會公德、職業道德的教育工作。以增強服務意識、責任意識，樹立主人翁思想和精神，使其自覺做好服務工作，即便是在無人監督的情況下，也能自覺按照規程操作、規范服務。三是，做好跟蹤督導工作，對所有人員進行工作、思想的考察，及時發現問題，對所出現的錯誤，不姑息遷就，嚴格按照制度規定予以處理。
　　2、抓好服務技能工作。有些人錯誤的認為物業管理就是“掃掃地”、“倒倒水”、“換換燈泡”，不需要技術，只要出點力就行了。如不克服這些錯誤的觀念，就會忽視技術人才的引進使用，導致技術力量薄弱、服務質量低下的局面。現代辦公樓一般都是智能型的，設施設備自動化程度高，技術含量也搞。實踐證明，物業管理運作過程中涉及的知識面很寬，技術要求也高。不能光憑良好的愿望，還要有真本領，通過不同形式的培訓提高在職服務人員的業務技能。
　　3、緊抓物業維護質量。設施設備的維護與保養，充分發揮物業設備的使用價值在平時的日常工作中應做好以下三點工作：
　　(1)主動安排預防性維修。對所有的設施設備制定好日常的周期性保養和維修計劃， 定期進行維修、預防問題的出現。
　　(2)及時完成日常性維修。對于日常所報修和檢查過程中所出現的問題，應及時有效地進行修理，確保損失最小化。對突發故障，組織人員盡快搶修，做到隨叫隨到、隨報隨修，分秒必爭，不影響使用，讓大家滿意。
　　(3)認真進行改善性維修。有些設施由于設計上的缺陷或由于人員辦公情況上的變化，導致各別部位的的維修和改善，這種情況應本著既要量力而行，又要滿足大家需要的精神盡力做好。
　　4、緊抓內部服務管理
　　物業管理是一個系統管理工程，有許多子系統構成，全方位的管理總體系。要想使物業管理達到高效益、高水平，就必須強調規范、注重個性，著力提升服務水準，著力抓好以下幾方面的工作：
　　(1)服務規范化。實施規范服務，減少隨意性，降低失誤性，增強主動性。加強工作人員的禮貌服務規范，從禮貌到個性服務都應作具體要求，即有量的規定，又有質的要求，使每個服務人員對自己的服務工作不但在思想上有個“度”的概念，而且在實施中有了“量”的目標，是服務工作上軌道、上水平。
　　(2)操作目標化。主要是設備操作、衛生保潔、安全巡視等工作目標。只有主要工作都制定了目標要求，才能有效地避免失誤， 減少事故的發生，保證服務質量。
　　(3)管理制度化。從事物業管理工作首相應致力于制度建設，制定相應的管理制度，組織人員認真學習，貫徹落實，使物業管理工作在制度化方面邁出較大的步伐。
　　5、抓好質量目標考核
　　辦公樓物業管理的主要任務就是抓好質量目標，主要從設施設備的完好率、衛生質量的達標率、服務質量的滿意率、事故差錯率上入手，嚴格把關，使各項工作有效不紊地開展。